失敗しないポイント

電話代行サービスの注意点

　電話代行（秘書代行）サービスを利用する際、オペレーターは人間であり、その対応には限界があるということを頭に入れておいた方がよいと思います。
　システム化が進んでいる業者では、かけられた電話番号からあなたの会社の情報が瞬時に導き出され、パソコン画面に表示されるようになっています。業務内容や顧客の傾向、過去どのような応対をしてきたかといったデータが一目でわかり、その情報に基づいてオペレーターがスムーズに適切な対応を行うことができるのです。が、そうしたシステムを導入していない業者では、情報抽出を人間の力に頼りますので、いかにベテランといえども、しどろもどろの対応をしてしまうケースもないわけではないようです。会社の業務内容を聞かれてきちんと答えられなかったり、ひどい場合は社名を間違えてしまうこともあるとかないとか…。

　また、お客様が電話するたびに違う人間が応対するため、決して大規模な会社ではないのに毎回受付の声が異なるというのは何かおかしい…と不審に思われることもあるようです。いつ電話しても社長や担当者がいないということになると、信用を貶めることになりかねません。
　ですので、リピート客や固定客からの問い合わせが多い業種では、最初から「電話代行を使っておりますので」と正直に述べた方が、後々都合がよいかもしれません。

　料金に関してですが、電話代行（秘書代行）サービスでは、ちょうど携帯電話の通話パックのように、ある件数までは毎月の固定利用料金の範囲内で、上限の件数を超えると1件につきいくら課金されるといった形態が多いようです。
　また、かかってきた電話に関して、後で電話やFAX、メールなどで報告の連絡が入る場合も、別に課金されることがあります。
　そういった料金体系を事前に細かく確認した方がよいでしょう。